we are teenagers

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Penulisan

Perpustakaan merupakan salah satu fasilitas yang mendukung terciptanya siswa-siswi yang unggul. Jika perpustakaan tersebut tidak dapat di rawat atau di manfaatkan dengan baik sama saja perpustakaan itu tidak dapat di pakai secara optimal. Maka dari itu perawatan dan penjagaan merupakan salah satu cara agar banyak pengunjung yang datang keperpustakaan tersebut.

Selain itu, buku-buku yang ada di perpustakaan harus ditata dengan baik, keluar-masuknya buku pun harus diperhatikan agar tidak ada buku yang hilang dan mengetahui jumlah buku yang ada serta siapa-siapa saja para pengunjung yang datang ke perpustakaan tiap hari juga harus diketahui.

Dengan adanya tugas akhir Semester I ini, penulis mencoba untuk membuat contoh sekaligus informasi tentang rancangan program database perpustakaan SMA Negeri 2 Palopo.

1.2 Tujuan Penulisan

Setiap kegiatan yang kita lakukan, tentunya memiliki tujuan yang ingin dicapai, begitu pula dengan kegiatan yang penulis lakukan dalam membuat perancangan program pendataan pada “PERPUSTAKAAN SMAN 2 PALOPO” ini. Adapun tujuan yang ingin dicapai penulis yaitu:

1. Tujuan kelompok kami menyusun makalah dan database ini merupakan salah satu syarat penilaian dalam mata pelajaran Muatan Lokal Ms.Access untuk melengkapi nilai akhir semester.

2. Tujuan kami menyusun makalah ini ialah agar dapat mengembangkan sistem database di lingkungan sekolah khususnya dalam pengelolaan perpustakaan. Sistem ini bertujuan untuk membandingkan manakah yang lebih efisien dan praktis penggunaannya apakah dengan menggunakan sistem manual ataukah dengan menggunakan sistem database.

3. Pembuatan makalah ini juga bertujuan untuk memberikan pengetahuan mengenai database dengan menggunakan Microsoft Access kepada para pembaca, khususnya kepada adik-adik kelas yang dapat menjadikan makalah ini sebagai literatur dalam pembuatan makalah database berikutnya.

1.3 Manfaat Penulisan

Adapun manfaat yang dapat penulis peroleh dari kegiatan ini adalah sebagai berikut:

1. Bagi penulis sendiri semoga dengan adanya tugas ini penulis dapat memetik hikmah yang berguna bagi kehidupan kedepannya dan penulis bisa mendapatkan nilai yang sangat memuaskan.

2. Bagi petugas perpustakaan semoga dengan adanya program pendataan ini, lebih memudahkan petugas perpustakaan dalam melakukan pekerjaan yaitu, pendataan mengenai buku maupun lainnya. Selain itu juga menguntungkan bagi petugas perpustakaan karena tugas-tugasnya dapat terselesaikan dengan mudah, efisien, dan praktis.

1.3 Rumusan Masalah

Dari hasil pembahasan kami diatas maka kami dapat merumuskan bahwa :

1. Bagaimana pengaruh database terhadap pengelolaan data perpustakaan?

2. Apa manfaat database ini terhadap perkembangan perpustakaan?

1.4 Batasan Masalah

Makalah yang penulis buat ini hanya bisa kami bahas pada program pembuatan database perpustakaan siswa saja. Untuk itu kami mengambil satu masalah yang dibahas yakni data siswa, data pegawai/petugas, data buku, serta data peminjaman dan pengembalian.

BAB II

KAJIAN PUSTAKA

2.1 Sekilas Tentang Microsoft Access

Microsoft Access adalah software yang merupakan bagian dari Microsoft office yang digunakan untuk mengolah suatu database. Microsoft Access 1.0 pada bulan November 1992 dan dilanjutkan dengan merilis versi 2.0 pada tahun 1993. Microsoft menentukan spesifikasi minimum untuk menjalankan Microsoft Access 2.0 adalah sebuah komputer dengan sistem operasi Microsoft Windows 3.0, RAM berkapasitas 4 megabyte (6 megabyte lebih disarankan) dan ruangan kosong hard disk yang dibutuhkan 8 megabyte (14 megabyte lebih disarankan). Versi 2.0 dari Microsoft Access ini datang dengan tujuh buah disket floppy 3½ inci berukuran 1.44 megabyte. Banyak kemudahan yang akan diperoleh jika bekerja dengan microsoft Access diantara dapat melakukan proses penyortiran pengaturan data, pembuatan label data serta laporan pembuatan data kegiatan sehari-hari misalnya untuk menampung daftar pelanggan, pendataan data karyawan, dan lain sebagainya.

Sebelum memulai sebaiknya Anda persiapkan perhatian Anda dengan menarik napas dalam-dalam agar bangkit semangat Anda, mungkin pada saat ini Anda memilki anggapan bahwa Microsoft Access merupakan hal yang sulit dikerjakan tetapi perkembangan komputer sedemikian rupa dan tidak sesulit bayangan Anda itu, bahkan Anda mungkin menemukan kemudahan-kemudahan sehingga Anda dapat melewati modul ini dengan cepat untuk melanjutkan kepokok bahasan berikutnya.

Sebelum itu, kita harus mengenal terlebih dahulu mengenai bagian-bagian dari microsoft access itu sendiri, bagian-bagian itu antara lain adalah:

a. Table, digunakan untuk menyimpan data

b. Query, digunakan untuk memanipulasi data

c. Form, digunakan untuk front end aplikasi. Biasanya untuk menampilkan data, menambah data, dll.

d. Report, digunakan untuk membuat laporan

e. Macro, digunakan untuk melakukan satu atau beberapa fungsi.

f. Switchboard, digunakan untuk menampilkan database dalam bentuk yang lebih sempurna dan tata letak yang rapi sehingga memudahkan pengguna.

Di dalam microsoft access juga terdapat database yakni data yang saling berhubungan atau berkaitan. Di dalam microsoft access, terdapat beberapa tingkatan data yakni:

Field, yaitu data terpendek yang menempati kolom
Record, yaitu kumpulan beberapa field atau isi dari beberapa field yang menempati baris.
Tabel, yaitu perpotongan antara baris dan kolom dan digunakan untuk menampung atau merekan data.
Database, yaitu kelompok fakta yang diatur agar berhubungan dengan pengolahan data.

2.2 Pengaruh Database Terhadap Pengelolaan Data Perpustakaan

Pengelolaan perpustakaan menggunakan metode komputerisasi database melalui microsoft access lebih mudah dibandingkan dengan metode manual ini disebabkan karena dengan sistem komputerisasi kita hanya tinggal memasukkan data yang ingin kita kelola kemudian kita juga tinggal memasukkan nama data yang akan kita cari, kita tidak perlu lagi mencari kesana-kemari. Sedangkan dengan menggunakan sistem manual sangat menyulitkan para petugas dalam pengelolaan data, misalkan saja ada seorang siswa yang ingin mencari data mengenai berapa jumlah buku fiksi yang ada di dalam perpustakaan, petugas tinggal mengetik jumlah buku fiksi di dalam report ms.access kemudian akan muncul jumlah keseluruhan buku fiksi yang ada di dalam perpustakaan tersebut, tak pelu lagi mencari buku yang di tempati menulis jumlah-jumlah buku jika masih mengguankan sistem manual.

Maka dari itu pembuatan database sangat di perlukan dalam pengelolaan perpusatakaan khususnya perpustakaan di sekolah agar pendataan lebih efisien dan memudahkan petugas atau pegawai perpustakaan tersebut. Sehingga apabila ada siswa yang ingin mengambil data perpustakaan, maka petugas dengan mudah dapat memberikannya, sehingga siswa tak perlu lagi mendata satu persatu data-data yang di perlukan. Selain itu, apabila siswa ingin meminjam buku yang telah di pinjam oleh siswa lainnya maka dengan mudah dapat diketahui siapa yang telah meminjam buku tersebut.

Oleh karena itu penggunaan aplikasi database microsoft access sangat efisien dan praktis untuk digunakan dari pada sistem manual terutama di lingkungan sekolah.

2.3 Manfaat Database Terhadap Perkembangan Perpustakaan

Kita telah ketahui bersama bahwa database merupakan data yang saling berkaitan dan berhubungan maka dari itu setiap data yang kita buat dalam satu database akan selalu berkaitan dan berhubungan sehingga kita dapat lebih mudah mencari data yang kita perlukan.

Database mempunyai banyak manfaat terhadap perkembangan perpustakaan diantaranya ialah: proses penyortiran pengaturan data, pembuatan label data serta, laporan pembuatan data kegiatan sehari-hari misalnya untuk menampung daftar pengunjung perpustakaan, pendataan peminjaman dan pengembalian buku, pendataan petugas, dan masih banyak lagi.

Penggunaan teknologi database di dunia bisnis bermanfaat menghemat waktu dan biaya karena dengan database yang terkomputerisasi kita bisa banyak menyimpan informasi seperti mencetak, memuat, menampilkan data yang akurat, memudahkan pengaksesan data, mengisolasi data untuk di standarisasikan, mengurangi redundasi data dan inkonsistensi. Dan yang menjadi faktor pertimbangan bagi para pelaku bisnis dalam skala besar adalah apabila desain yang dibangun tidak cermat dapat menyebabkan hilangnya data yang di butuhkan, data yang tidak konsisten, proses update yang lambat dan lain-lain.

Gambar 2.3.1 Field, Record, dan Tabel

Sebelum kita membuat suatu tabel, terlebih dahulu kita harus mengenal mengenai tipe-tipe yang kita gunakan agar tidak mengalami kesulitan, yakni:

Auto Number, yaitu tipe data pendukung angka yang digunakan untuk membuat penomoran secara otomatis,
Text, yaitu tipe data angka dan huruf panjang maksimal 255 karakter.
Memo, yaitu tipe data angka dan huruf panjang maksimal 32 ribu karakter.
Number, yaitu tipe data untuk angka
Date/time, yaitu tipe data untuk tanggal dan jam
Currency, yaitu tipe data untuk format mata uang
Yes/no, yaitu tipe data untuk benar atau salah.
OLE object, yaitu tipe data yang berisikan object atau gambar dengan ukuran maksimal 120 MB.
Hyperlink, yaitu tipe data yang berisikan hyperlink URL dengan panjang 2048 karakter
Look up wizard, yaitu tipe data yang digunakan untuk mengambil hasil dari tabel atau query dari yang lain.

2.4 Tampilan Relasi Antara Tabel Pada Database

Gambar 2.4.1 Relasi antar tabel pada database

2.5 Tampilan Tabel pada Database

Gambar 2.5.1 Design View

Gambar 2.5.2 Tabel Siswa

Gambar 2.5.3 Tabel Buku

2.4 Tampilan Query pada Database

Gambar 2.5.4 Tabel Peminjaman dan Pengembalian

Gambar 2.5.5 Tabel Petugas

2.6 Tampilan Query pada Database

Gambar 2.6.1 Query 1

Gambar 2.6.2 Query 2

Gambar 2.6.3 Query 3

Gambar 2.6.4 Query 4

Gambar 2.6.5 Query Buku

Gambar 2.6.6 Query Peminjaman dan Pengembalian

Gambar 2.6.7 Query Petugas

Gambar 2.6.8 Query Siswa

2.7 Tampilan Form pada Database

Gambar 2.7.1 Form 1

2.7.2 Form 2

2.7.3 Form 3

2.7.4 Form 4

2.7.5 Form 5

Gambar 2.7.6 Form Tabel Siswa

Gambar 2.7.7 Form Tabel Buku

Gambar 2.7.8 Form Tabel Peminjaman dan Pengembalian

Gambar 2.7.9 Form Tabel Petugas

2.8 Tampilan Report pada Database

Gambar 2.8.1 Report 1

Gambar 2.8.2 Report 2

Gambar 2.8.3 Report 3

Gambar 2.8.4 Report 4

Gambar 2.8.5 Report 5

Gambar 2.8.6 Report 6

Gambar 2.8.7 Report Tabel Siswa

Gambar 2.8.8 Report Tabel Buku

Gmbar 2.8.9 Report Tabel Peminjaman dan Pengembalian

Gambar 2.8.10 Report Tabel Petugas

2.9 Tampilan Switchboard pada Database

Gambar 2.9.1 Switchboard

BAB III

PENUTUP

3.1 Kesimpulan

1. Pengelolaan perpustakaan menggunakan metode komputerisasi database melalui microsoft access lebih mudah dibandingkan dengan metode manual.

2. Database mempunyai banyak manfaat terhadap perkembangan perpustakaan diantaranya ialah: proses penyortiran pengaturan data, pembuatan label data serta, laporan pembuatan data kegiatan sehari-hari misalnya untuk menampung daftar pengunjung perpustakaan, pendataan peminjaman dan pengembalian buku, pendataan petugas, dan masih banyak lagi.

3. Penggunaan teknologi database di dunia bisnis bermanfaat menghemat waktu dan biaya karena dengan database yang terkomputerisasi kita bisa banyak menyimpan informasi seperti mencetak, memuat, menampilkan data yang akurat, memudahkan pengaksesan data, mengisolasi data untuk di standarisasikan, mengurangi redundasi data dan inkonsistensi.

3.2 Saran

Dari penelitian ini, penulis mengajukan beberapa saran sebagai berikut :

Disarankan agar sekolah dapat membandingkan penggunan database dalam mengelola data-data perpustakaan dengan mengelola data-data perpustakaan dengan cara manual.
Disarankan untuk pegawai perpustakaan menggunakan aplikasi database untuk mengelola data-data perpustakaan, agar pembukuan dari perpustakaan tersebut dapat tertata dengan baik.
Disarankan kepada siswa agar mempelajari aplikasi database lebih lanjut dan dapat mengaplikasikannya dalam kehidupan sehari-hari khususnya di lingkungan sekolah.